Документы и их разновидности: отличие и определение

Слово «документ» пришло в русский язык от латинского documentum — «доказательство», «свидетельство» — через немецкий и польский в начале XVIII века. Термин ввел Петр I как письменное удостоверение. Но это только одно из значений. Подробнее о том, что такое документ, — в материале.

Понятие «документ»

В «Словаре русского языка» Сергея Ожегова говорится, что документ — это:

  • «деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь»;
  • «удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя».

«Толковый словарь живого великорусского языка» Владимира Даля определяет слово «документ» как «всякую важную деловую бумагу, также диплом, свидетельство и прочее».

Функции документа

Различают общие и специальные функции документа. К общим относятся:

  • Социальная — документ содержит информацию о месте человека в обществе. Пример: Федор женится и получает свидетельство о заключении брака.
  • Информационная — документ хранит и осуществляет передачу во времени и пространстве важных сведений. Пример: Мария после опоздания на работу пишет начальнику объяснительную записку.
  • Коммуникативная — документ связывает общество и государство. Пример: Правительство России публикует постановление о внесении изменений в Положение о лицензировании производства лекарственных средств.
  • Культурная — документ закрепляет и передает нормы поведения и культурные традиции. Пример: архитектор Валентин находит в архиве чертежный проект недостроенного здания XVIII века.

К специальным функциям документа причисляются:

  • Правовая — документ диктует законы для здорового функционирования общества. Пример: Президент России издает указ о мерах по противодействию коррупции.
  • Обучающая — документ передает знания. Пример: учитель Евгения составляет методичку с советами по легкому освоению математики начальными классами.
  • Познавательная — документ дарит возможность постигать мир. Пример: выпускница педагогического колледжа Людмила читает уже опубликованную методичку той самой Евгении.
  • Управленческая — документ расписывает порядок действий. Пример: Егор при устройстве на работу знакомится с должностной инструкцией.
  • Мемориальная — документ содержит исторические сведения. Пример: в руки к реконструктору боев Михаилу попадает отчет о сражении при Ватерлоо в Отечественной войне 1812 года.
  • Учетная — документ что-то фиксирует. Пример: бухгалтер Ирина предоставляет директору отчет о расходе средств компании в мае.
  • Эстетическая — документ хранит и передает образно-художественные способы освоения реальности. Пример: влюбленные Лидия и Кирилл впервые смотрят «Титаник».
  • Релаксационная — документ переносит внутреннее напряжение на другой объект. Пример: реалити-шоу «Дом-2» на время отвлекает Маргариту от собственных проблем.

Классификация документов

Эксперты выделяют 15 классификаций документов.

По степени обязательности:

  • директивные документы — обязательны к выполнению;
  • информационные документы — носят рекомендательный характер.

По способу фиксации информации:

  • письменные документы — текстовые заявления, указы;
  • графические документы — чертежи, схемы;
  • фотодокументы — снимок в загранпаспорте, с места преступления;
  • аудиодокументы — диктофонные свидетельства, музыкальные композиции;
  • кинодокументы — ролики с уличной камеры, фильмы;
  • электромагнитные документы — информация на флешках, дисках.

По содержанию:

  • организационно-распорядительные документы — приказ об увольнении, трудовой договор;
  • финансово-расчетные документы — расчетный чек, лицевой счет;
  • снабженческо-сбытовые документы — договор купли-продажи, документ поставки;
  • по личному составу — штатное расписание, график отпусков — и другие.

По наименованию:

  • приказы;
  • положения;
  • протоколы;
  • распоряжения;
  • инструкции;
  • правила;
  • уставы;
  • отчеты;
  • акты;
  • планы;
  • письма;
  • заявления и другие.

По функциям:

  • учетные — накладная, кассовый чек;
  • плановые — программа, план;
  • статистические — карта выбывшего из больницы, форма учета перемещения товаров;
  • технические — чертежи, маршрутная карта — и другие.

По видам:

  • типовые — не изменяются;
  • примерные — перерабатываются под нужды;
  • индивидуальные — составляются под уникальные случаи;
  • трафаретные — бланки.

По степени сложности:

  • простые — по одному поводу;
  • сложные — по нескольким поводам.

По месту составления:

  • внутренние — создаются в организации;
  • внешние — входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения:

  • срочные;
  • несрочные.

По происхождению:

  • официальные — документы государства, организаций;
  • личные — документы гражданина.

По степени гласности:

  • обычные;
  • секретные;
  • для служебного пользования.

По юридической значимости:

  • действительные — имеют силу;
  • недействительные — истек срок годности;
  • подложные — подделки.

По назначению:

  • подлинники — не копируются;
  • оригиналы — создаются для копирования;
  • копии — дубликаты.

По срокам хранения:

  • временные — берегутся до десяти лет;
  • постоянные — не ограничены во времени хранения.

По срокам исполнения:

  • срочные — требуют исполнения в законные сроки;
  • несрочные — время на реализацию не ограничено.

Реквизиты документа

Реквизитами называют информационные элементы, которые указывают на назначение, пространственно-временные характеристики и подлинность документа.

  • Реквизиты географического пространства — адрес получения и отправления, почтовый индекс, номер телефона, номер счета в банке, государственный герб, фирменный логотип.
  • Реквизиты иерархии — индекс документа, наименование организации или структурного подразделения, подпись и печать утверждения вышестоящего.
  • Реквизит временного пространства — дата.
  • Реквизиты целевого назначения — внешний вид, заголовок, текст.
  • Реквизиты подлинности — подпись составителя, отметка о заверении копии.

Унификация управленческой документации

Унификация подразумевает приведение к единообразию и сокращение видов документов. Благодаря ей повышается эффективность сотрудников и сокращаются финансовые затраты.

Существуют три способа унификации документов, такие как:

  • Трафарет — когда в связном тексте пропечатывается неизменная информация и оставляются поля для заполнения.
  • Анкета — когда отсутствует связный текст, но имеются строки с вопросами или подзаголовками, куда вписываются необходимые данные.
  • Таблица — то же, что анкета, отличается лишь оформление.

Краткое резюме

Подведем итог. Документ — это материальный носитель информации, который предназначен для ее хранения или передачи во времени и пространстве.

Источники:

https://lexicography.online/etymology/документ
https://slovarozhegova.ru/документ
https://gufo.me/dict/dal/документ
https://fir.bsu.by/images/departments/dcs/dcs-materials/dcs-studyprocess/kupreychik/Theme%203%20Document.pdf



 

Обновлено: 26.05.2023 16:49